Vad gör egentligen en virtuell assistent? Det är nästa obegränsat idag, vad du kan göra på distans. I grund och botten är målet att de avlastar dig från repetitiva uppgifter som du helt enkelt inte kan eller vill göra tid till. Det inkluderar marknadsföring, kalenderhantering, kontakthantering, reseplanering, företagsdrift, bokföring och privata ärenden och så mycket mer. Här är en lista på 40+ saker din virtuella assistent kan hjälpa dig med!
Marknadsföring
Ibland kan det vara svårt att hitta tid till att optimera dina olika marknadsföringskanaler. Då är det perfekt att överlåta detta till din virtuella assistent. Återkommande uppgifter kan lätt ges vidare, låt din assistent hjälpa dig med:
- SEO. Sökmaskin Optimering är tidskrävande men ett måste. Få hjälp med att skriva texter, undersöka konkurrenterna och hitta länk möjligheter.
- Interaktion på sociala medier. Att svara på kommentarer och privata meddelande är viktigt för att bygga relationer med kunder och en perfekt uppgift för din virtuella assistent
- Skapa content. Behöver du snygga designs, videos eller bilder till Facebook, Instagram, Linkedin eller Google Display? Få hjälp med att skapa animerat content till dina sociala medier.
- Negativa sökord. Google Ads är ett enormt användbart verktyg för att nå många nya kunder snabbt. Dock kan det vara att du betalar för klick på sökord som inte genererar köp eller som inte är relevant för ditt företag. Be din virtuella assistent att göra negativa sökord i Google Ads managern.
- Göra rapporter. Spåra din utveckling på olika sökord, hur många nya besökare du har och andra KPIer i rapporter som din virtual assistant kan sammanställa och uppdatera åt dig.
Kalenderhantering
Din virtuella assistent kan hjälpa dig hantera din kalender, oavsett om det är professionellt eller personligt. Var företagare kan känna igen sig i att de behöver hjälp med att koordinera deras möten, sociala sammankomster och samtal, för att hitta balans mellan privat och arbetslivet.
Få hjälp med att:
- Bekräfta möten. Se till så att alla dina planer faktiskt blir av genom att bekräfta möten. Be din virtuella assistent att skicka ut mötesbekräftelser för veckan. På detta viset slipper du risken att den andra parten glömmer eller avbokar i sista minuten
- Boka möten. Bara det att boka möten och samtal kan ta mycket tid i veckan. Se till att kommunicera med din virtuella assistent om vem du vill ses med när, så hjälper de dig med det.
- Skicka påminnelser om möten. Se till att du inte missar viktiga möten, samtal eller avtal med en påminnelse från din virtuella assisten. Detta kan vara särskilt bra för den som ofta är på språng.
- Boka om möten. Det är inte alltid saker och ting går ihop, då kan det vara nödvändigt att boka om. Om din vardag är dynamisk och du ofta står i en situation att planer ändras, kan det vara väldigt relevant att få den där extra hjälpen.
- Säga nej. Ibland är det svårt att säga nej till folk. Din virtuella assistent kan hjälpa dig i de obekväma situationerna. Berätta för dem hur du vill prioritera din tid och vilka personer du har mer eller mindre tid för. Så slipper du ta den jobbiga diskussionen att alltid tacka nej till sociala sammanhang.
- Din virtuella assistent kan skicka en översikt av din kalender i början, av veckan för att hjälpa att förbereda dig. Se till att du startar din vecka på bästa sätt med en överblick av kommande avtal och möten. På så sätt kan du alltid vara den mest förberedda i rummet.
Kontakthantering och kommunikation
I vardagen använder vi massor av tid på att städa upp i sin inkorg, skriva in kontakter i olika system och liknande. Undvik allt administrativt arbete som egentligen inte skapar något värde för dig eller ditt företag. Spara tid i vardagen genom att be din virtuella assistent att:
- Sortera din inkorg. Slänga skräppost, sortera viktiga mail i mappar, göra en prioriterad lista, alla uppgifter som kan vara jobbiga. Sluta slösa tid i vardagen på att gå igenom din inkorg varje dag.
- Vidarebefordra emails till rätt personer i ditt team. Be din virtuella assistent att delegera ut uppgifter och dela information med rätt kollegor så att du optimerar din tid på bästa vis.
- Skapa kontakter. Se till att du får det mesta ut av ditt nätverk och få in all viktig information om personerna du träffar. På så sätt har du alltid all information om personerna du har kontakt med.
- Lägga till kontakter i ditt CRM-system. CRM-system så som salesforce eller liknande är enormt användbara, men kan ta mycket tid att importera information. Med hjälp av en virtuell assistent kan du lägga in potentiella leads ifrån visitkort, emails, telefonsamtal och Linkedin.
- Receptionistuppgifter. Spara pengar och tid med en virtuell assistent istället för en receptionist. Telefoninteraktioner, e-postsortering och vidarekoppling kan utan problem göras på distans.
- Transkribering av röstmeddelanden. Se till att din röstbrevlåda inte fylls upp genom att transkribera alla röstmeddelanden.
- Hantera inkorg och samtal under semester. Om du har svårt att stänga av mobilen på semester kan en virtuell assistent hjälpa dig. Be dem skicka personliga svar till emails som kan vänta, förmedla brådskande meddelanden till dig och hålla din inkorg städad och lätt att komma tillbaka till.
Reseplanering
Att ordna flyg och hotell för affärsresor kan ta upp mycket mer tid än du tror. Är inte den tiden du bättre kan ägna åt att arbeta på ditt företag? En virtuell assistent kan:
Att planera affärsresor kan vara väldigt tidskrävande. Låt din virtuella assistent hjälpa dig med att:
- Hitta flyg. Din virtuella assistent kan leta flygresor som passar dig och dina behov. Definiera några viktiga kriterier som avgångstider, sätestyp, antal mellanlandningar och så vidare. På så sätt kan de ge dig en lista på relevanta avgångar som du kan välja mellan.
- Undersöka boende. På samma sätt som att hitta flygalternativ kan det vara en djungel att hitta rätt boende i en främmande stad. Be din virtuella assistent att undersöka vilka områden passar dig och dina behov.
- Boka resan. Boka rätt flyg med bäst priser och med bonuspoäng hos flygbolagen.
- Undersök och boka transportalternativ. Beroende på boende och dina planer för resan, så behöver du transportmedel. Undersök alternativ av hyrbilar, kollektivtrafikkort och liknande.
- Planera aktiviteter under resan. Hinner du inte undersöka vilka museum du borde se, vilka restauranger du bör besöka eller föreställningar som du vill se? Få hjälp av en virtuell assistent som kan undersöka och informera dig om vad du inte vill missa när du är ute och reser.
- Avbeställ prenumerationer. Se till att din brevlåda inte fylls av post under din resa genom att avbeställa alla prenumerationer under tiden du är borta.
Förvaltning och Drift
Att utveckla sitt företag kräver mycket grovarbete, särskilt för att hitta nya kunder och kollegor, men också den dagliga driften. Därför kan din virtuella assisten hjälpa dig med att:
- Söka leads på nätet. Om du driver ett företag med fokus på business to business, då behöver du antagligen många leads. Gör en persona för det perfekta lead:et och lista några ideella kunder. Din virtuella assistent kan baserat på det, leta försäljningsmöjligheter på nätet via Linkedin, företagshemsidor, nyhetsbrev och liknande.
- Hitta kontaktinformation. Be din virtuella assistent att hitta information som e-postadresser och telefonnummer på potentiella kunder.
- Förbereda för möten. Utveckla pitch-presentationer i samarbete med din virtuella assistent. På så sätt kan de knappa in den potentiella kundens information för att visa prognoser och grafer som kan demonstrera er value proposition.
- Sammanställa rapporter. Din virtuella assistent kan skapa rapporter på bestämda intervaller för kunder, investerare, möten och liknande.
- Rekrytering. Slipp att scanna Linkedin och andra databaser för att hitta möjliga kandidater som ska hjälpa dig växa din verksamhet. Definiera de kriterierna som är viktiga för dig och låt din virtuella assistent sammanställa en lista på kandidater.
- Anteckna på möten. Bjud med din virtuella assistent till möten där du vill säkra dig att du inte missar något. Låt dem skicka referat till dig endast eller alla deltagarna så att alla kan påminnas om vad som blivit sagt.
- Konvertera filer. Få hjälp med att formatera alla dina filer till rätt format, JPEG, PNG,PDF eller vad som passar bäst i den givna situationen.
- Filhantering. Få koll på ditt arkiv, våra virtuella assistenter jobbar dagligen i Google Drive, Dropbox och OneDrive och vill gärna hjälpa dig sortera i dina filer. Skapa en struktur som funkar för din vardag och upprätthåll den med en hjälpen från din virtual assistant.
- Korrekturläsning. När du har bråttom så är det större chans att du gör misstag. Därför kan det vara bra att någon annan läser igenom dina viktigaste texter eller presentationer.
- Översättning av dokument. Ibland behöver man ett engelskt dokument på svenska eller det motsatta. Detta kan ofta ta lång tid, och är en perfekt uppgift för din virtuella assistent.
- Söka offerter. Behöver du en ny försäkring, städfirma, nya skrivbord eller liknande till ditt kontor eller hem? Be din virtual assistant att undersöka vilka de olika möjligheterna är för dig och samla in offerter från olika leverantörer.
Bokföring
Bokföring är sällan entreprenörens favorit uppgift. Om du kan relatera till det kan en virtuell assistent hjälpa dig spendera tid på det som verkligen gör skillnad för ditt företag. Låt din virtual assistant hjälpa dig med:
- Bokföra finansiella resultat regelbundet. Vi har virtuella assistenter som kan hjälpa dig sammanställa balansräkningar, resultaträkning och kassaflödesanalys.
- Fakturering. Ju mer ditt företag växer, ju fler fakturor behöver du skicka. med hjälp av mallar kan din virtuella assistent skapa och skicka fakturor åt dig.
- Indrivning av skulder. Se till att du alltid får betalt från dina kunder genom att skicka påminnelser på obetalda fakturor.
Privata ärenden
Som företagare har du säkerligen många bollar i luften, ofta blir privatlivet försummat i jakten på att vara framgångsrik. Därför kan du få hjälp av en virtuell assistent som kan hjälpa dig med all möjlig, så som:
- Handla nödvändigheter. Idag är det enkelt att beställa dagligvaror online, antingen på din uppfordran eller på ett schema. Se till att antingen skriva en lista eller skriva till din virtual assistent med strö-saker.
- Boka restauranger och underhållning. Få hjälp att arrangera dina sociala tillställningar med en virtuell assistent. Boka restaurangbesök, teaterföreställningar, biobesök och liknande online, utan att själv behöva göra något.
- Administrera din hobbyklubb. Vare sig om det är fotboll, padel, brädspel eller ett band, så är det alltid en stor utmaning att få logistiken att gå ihop med många deltagare. Få din virtuella assistent att hjälpa er arrangera en tid som passar alla och boka lokaler.
- Boka kosmetiska och medicinska besök. Glömmer du alltid boka ditt tandläkarbesök i tid? Har du alltid lite för långt hår eller utväxt? Är din fys uppbokad flera veckor fram? Då kanske du behöver sätta en virtuell assistent i spel för att få koll på din sundhet och skönhetsrutin.